Vedtægter

Vedtægter for rollespilsforeningen A NEW HOPE

Senest vedtaget på generalforsamlingen søndag d. 10. februar 2018

§1 Foreningen

Foreningens navn er “A New Hope”. Foreningens hjemsted er Herning kommune. Foreningen blev stiftet d. 11/08 2000.

§2 Formål

Foreningens formål er at danne en samlet institution for rollespillere og liverollespillere i Herning og omegn. Foreningen skal lave folkeoplysende arbejde ved udbredelsen af kendskabet til rollespil, liverollespil og alternative spil. Fx gennem kurser, turneringer og andre aktiviteter. Det er foreningens hensigt at stille hyggelige og anvendelige aktivitetslokaler til rådighed, hvor medlemmer med hjælp fra foreningen kan udvikle deres rollespil, samt være forum for ideer og meningsudvekslinger, hvor børn og unge får mulighed for kammeratlig samvær i deres fritid, så medlemmerne, med udgangspunkt i rollespillet, styrkes i deres evne og lyst til at deltage i et forpligtende fællesskab og dermed tage ansvar for deres eget liv og deltage aktivt og engageret i samfundslivet.

§3 Vedtægter

Det er medlemmernes pligt at holde sig bekendt med vedtægterne og overholde disse. Der skal hænge en kopi af vedtægterne i foreningens faciliteter og vedtægterne skal kunne ses af medlemmerne på foreningens hjemmeside. Vedtægtsændringer skal skiltes i foreningens faciliteter og på hjemmesiden.

§4 Indmeldelse

Indmeldelse skal ske skriftlig til bestyrelsen ved udfyldelse af indmeldelsesblanket.

Stk. 2: Prøvemedlemsskab

Ikke-medlemmer kan, 5 dage, uafhængigt af hinanden, benytte foreningens faciliteter på lige fod med medlemmer med fuldt medlemskab, inden de bestemmer, hvorvidt de ønsker medlemskab. Dette tilbud kan kun benyttes én gang per person.

Stk. 3: Nybegynder-kampagne

Ikke-medlemmer kan deltage i ”Nybegynderkampagner”, inden de bestemmer, hvorvidt de ønsker medlemskab. Nybegynderkampagner defineres af bestyrelsen.

§5 Udmeldelse

Udmeldelse skal ske skriftlig til kassereren med en måneds varsel til udgangen af en måned. I forbindelse med udmeldelse skal medlemmets eventuelle økonomiske mellemværender med foreningen afvikles.

Stk. 2: Medlemmer uden stemmeret

Hvis medlemmer uden stemmeret undlader at betale medlemskabet, har de opsagt dette medlemskab.

Stk. 3: Manglende betaling

Såfremt et medlem undlader at betale sit kontingent efter 2 rykkere og en aftale med kassereren omkring afbetaling, ikke opnås, udmeldes man pr. automatik efter den 2. rykker udløber.

§6 Kontingent og medlemskaber

Kontingentsatserne og medlemskabstyper fastsættes for medlemskaberne på den ordinære generalforsamling med simpelt flertal.

Indbetalingsterminer og opkrævningsform fastsættes af bestyrelsen.

De gældende medlemskabstyper, rettigheder for disse og deres kontingentsatser findes på foreningens hjemmeside og som opslag i foreningens lokaler.

Stk. 2. Hjælpere

Personer uden ret til brug af foreningens faciliteter, kan i forbindelse med planlægning og forberedelse af foreningens arrangementer komme gratis i foreningen.

Stk. 3. Nøgler til foreningens lokaler

Medlemmer med fuldt medlemskab som er fyldt 18 år og har været medlem med fuldt medlemskab i minimum 6 måneder, kan erhverve sig en nøgle mod et depositum på 200 kr. Bestyrelsen kan give dispensation, hvis kriterierne ikke er opfyldt. Bestyrelsen har mulighed for at fratage et medlem sin nøgle, hvis medlemmet har overtrådt vedtægter, forbud, påbud eller dansk lovgivning.

§7 Betaling af kontingent

Kontingent skal være indbetalt til sidste indbetalingsfrist. Indbetales kontingentet ikke til fastsatte dato og forefindes der ikke en aftale med kasseren om indbetaling, pålægges 50 kr. i rykkergebyrer.

§8 Eksklusion

Et medlem kan udelukkes eller ekskluderes, såfremt vedkommendes opførsel strider imod foreningens vedtægter, eller medlemmet på særlig grov måde har tilsidesat sine medlemspligter. Såvel i sager om udelukkelse som eksklusion har medlemmet krav på at blive hørt, inden bestyrelsen træffer sin afgørelse. I sager om eksklusion har medlemmet krav på, at sagen afgøres på først kommende generalforsamling, og at sagen sættes på dagsordenen som et særligt punkt. En generalforsamlings afgørelse af en eksklusion kræver samme majoritet som ved ændring af foreningens vedtægter.

§9 Generalforsamling

Den ordinære generalforsamling træder sammen hvert år inden 28. februar. Det nøjagtige tidspunkt fastsættes af bestyrelsen.

Stk. 2: Varsling

Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. Indkaldelse skal ske med 1 måneds varsel ved skiltning på foreningens hjemmeside og i foreningens lokaler.

Stk. 3: Forslag

Forslag fra medlemmer, der ønskes behandlet, skal være bestyrelsen i hænde senest 2 uger før generalforsamlingen finder sted.

Stk. 4: Skiltning

Forslag fra medlemmerne, regnskab og budget skal skiltes 10 dage før generalforsamlingen i foreningens lokaler og på hjemmesiden.

§10 Dagsorden til generalforsamling

Dagsordenen for den ordinære generalforsamling omfatter behandlingen af følgende punkter:

  1. Valg af dirigent og 2 stemmeoptællere
  2. Bestyrelsens beretning om foreningens virksomhed
  3. Fremlæggelse og godkendelse af det reviderede regnskab
  4. Fastsættelse af kontingent
  5. Fastlæggelse og godkendelse af budget
  6. Forslag fra medlemmer
  7. Valg af bestyrelsen, suppleanter og revisor
  8. Evt.
§11 Ekstraordinær generalforsamling

Ekstraordinær generalforsamling kan afholdes, når bestyrelsen finder det nødvendigt, eller når 20 % af medlemmerne forlanger det.

§12 Beslutningstagning på generalforsamling

Generalforsamlingen træffer sine beslutninger med simpelt flertal. Såfremt mindst et medlem kræver det, skal der afholdes hemmelig afstemning. Dette udføres skriftligt. Ved vedtægtsændringer skal der være mindst 2/3 flertal.

Stk. 2. Stemmeret

Alle medlemmer, der er fyldt 14 år, og som ikke er i restance til foreningen, har stemmeret på foreningens generalforsamlinger. En forælder eller værge til et medlem under 14 år kan stemme på medlemmets vegne, såfremt dette medlem er til stede. Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde.

§13 Bestyrelse
Stk. 1. Ledelse

Foreningen ledes af en bestyrelse på fire medlemmer: Formanden, kasserer og 1. menige medlem og 2. menige medlem. Disse suppleres af en valgt suppleant. Bestyrelsen træffer beslutninger ved simpelt flertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Stk. 2: Tegnelse

Foreningen tegnes af formanden, kassereren eller af to andre bestyrelsesmedlemmer.

Stk. 3: Regnskabsår

Foreningens regnskabsår er kalenderåret.

Stk. 4. Valg

Formanden og kasseren vælges begge for en 2 årig periode.
Formanden er på valg i lige år.
Kasseren er på valg i ulige år.
1. menige medlem, 2. menige medlem, 1. suppleant og revisor vælges hvert år for en 1 årig periode.
Formand, kasserer og revisor har egen afstemning. Menige medlemmer og suppleanter vælges ved én samlet afstemning. Til denne afstemning kan der, per stemmeberettiget, afgives stemmer på op til en over halvdelen af de opstillede kandidater, men kun én stemme per kandidat der stemmes på.
Kandidater kan opstille til flere poster, men dog kun vælges til én.
Valgbare til bestyrelsen er medlemmer, der er fyldt 16 år og har stemmeret

Stk. 5 Konstituering

På førstkommende bestyrelsesmøde, konstituerer bestyrelsen en sekretær og en næstformand, blandt de to menige medlemmer af bestyrelsen. I tilfælde af at formanden ikke kan fortsætte sit hverv, vil næstformanden substituere formanden indtil næste ordinære generalforsamling, eller næste ekstraordinære generalforsamling med henblik på valg af ny formand. Næstformanden overtager alle opgaver, herunder tegningsret.

§14 Bestyrelsens arbejde

Bestyrelsen står for den økonomiske og overordnede koordinering af foreningens aktiviteter. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 3 bestyrelsesmedlemmer er til stede. Bestyrelsen kan nedsætte udvalg med bemyndigelse til specielle opgaver.

§15 Erstatningspligt

De enkelte medlemmer er erstatningspligtige over for de skader, de måtte forvolde på foreningens ejendom.

§16 Forbuds-/påbudsliste

Bestyrelsen skal lave, opdatere og opretholde foreningens forbud- og påbudsliste. Det er medlemmernes pligt at overholde denne, og bestyrelsens ret og pligt at sanktionere medlemmer, der overtræder disse punkter, først med advarsler, senere med bortvisning på ubestemt tid, som bestyrelsen finder det passende.

§17 Opløsning af foreningen

Bestemmelse om foreningens opløsning kan kun tages på en, i dette øjemed, særlig indkaldt ekstraordinær generalforsamling. Til dennes beslutningsdygtighed kræves, at mindst 2/3 af foreningens stemme-berettigede medlemmer er til stede, og til forslagets vedtagelse kræves der, at mindst 3/4 af de afgivne stemmer er for forslaget. Opnås et sådan flertal på en generalforsamling, der ikke er beslutningsdygtig, indkaldes der til en ny generalforsamling, hvor beslutningen kan træffes med ovennævnte stemmeflertal uanset hvilket antal stemmeberettigede medlemmer, der er til stede. På generalforsamlingen skal der samtidig træffes bestemmelse om, hvorledes der skal forholdes med foreningens formue, herunder evt. fast ejendom og løsøre. Beslutningen herom træffes med simpelt stemmeflertal. I tilfælde af foreningens opløsning skal den formue, der er i behold, anvendes til anden ungdomsforeningsvirksomhed i foreningens hjemstedskommune.